Zapraszamy do zapoznania się z wywiadem Prezesa Zarządu Brainstorm Group Sebastiana Matyniaka, którego udzielił dla gazety Puls Firmy.
Jakie obszary są najważniejsze w kierowaniu zespołem podczas pracy zdalnej?
Najważniejsze w kierowaniu zespołem podczas pracy zdalnej jest ustalenie zasad i reguł wg których wspólnie będziemy działali. Niejednokrotnie spotykałem się z sytuacjami, że pracownik zdalny pracował na wiele etatów nie informując o tym swojego pracodawcy. Takie sytuacje zdarzają się najczęściej w branży IT i branży fotowoltaiki. Aby tego uniknąć ważne jest aby każda funkcja zarządzania tzn. planowanie, kontrolowanie, motywowanie i organizowanie była wypełniana przez przełożonego. W praktyce oznacza to wykorzystanie różnych narzędzi które pozwalają kierownikowi ocenić aktualną sytuację. Do najlepszych praktyk można tutaj zaliczyć:
- stworzenie wspólnego pokoju w systemie do komunikacji np. Slack i praca w tym pokoju na słuchawkach, tak abyśmy mogli w każdej chwili głosowo wywołać pracownika
- Planowanie w oparciu o system Kanban i wykorzystaniem takich aplikacji jak Trello czy MS Planner. Przełożony w każdej chwili widzi na jakim etapie jest realizacja zadania. Zadania najczęściej podzielone są na zadania do zrobienia, w trakcie, zrobione i odłożone. Zastosowanie funkcji Start-Stop przy realizacji zadań daje przełożonemu kompletną informację o statusie i czasie wykonywania zadania.
- Cykliczne odprawy zdalne - planująco-kontrolujące
- Wyznaczenie mierzalnych celów wraz z systemem informowania o stopniu realizacji zadań.
Co stanowi największe wyzwanie dla lidera w obliczu pracy zdalnej?
Największym wyzwaniem dla lidera w obliczu pracy zdalnej jest zbudowanie zaufania do siebie i zespołu oraz zbudowanie tożsamości pracownika z organizacją. Aby zbudować zaufanie ważne jest aby poznać dobrze pracownika i aby miał on możliwość poznania swoich kolegów i przełożonych z pracy. Mówi się także o tym, że - jeśli chcesz aby ktoś podzielił się z Tobą swoją troską (co jest przejawem zaufania) to podziel się z nim swoją troską - więc przełożony który chce zmniejszyć dystans władzy, który chce aby jego pracownicy mu ufali może tak właśnie robić. Drugi temat dotyczy przywiązania pracownika do firmy i jego tożsamości z organizacją. Aby budować tożsamość i przywiązanie pracownika do firmy powinien on mieć jak najwięcej kontaktu z firmą nie tylko zdalnego ale także rzeczywistego więc trzeba organizować spotkania w firmie ale także zadbać o to aby pracownik "miał wpływ" co oznacza, że wypracowuje różne rozwiązania które stosowane są w organizacji, jest pytany o zdanie przy wprowadzaniu zmian. Krótko mówiąc sprawiać by czuł się autorem części rozwiązań, usług lub produktów czy zmian które wprowadzane są w firmie.
Jak zadbać o prawidłową komunikację, przepływ informacji i zaangażowanie w pracę?
Sprawna komunikacja, dobry przepływ informacji czy zaangażowanie w pracę pracowników to ważne czynniki wpływające na efektywność biznesu dlatego warto o nie dbać. Najprostszym sposobem pobudzania zaangażowania przez przełożonego jest prezentowanie postawy entuzjazmu w relacjach z pracownikami. Mówi się o tym, że osoba, która jest na poziomie postawy entuzjazmu może innych doprowadzić do poziomu zaangażowania, osoba która jest zaangażowana wywołuje u innych zainteresowanie, osoba która jest zainteresowana u innych wywołuje obojętność, osoba obojętna u innych wywołuje niechęć, a osoba niechętna u innych wywołuje wrogość. Wniosek z tego jest jeden im więcej entuzjazmy u przełożonych tym więcej zaangażowania u pracowników. Co do sprawnej komunikacji i dobrego przepływu informacji - trzeba zadbać o transparentność informacji na wszystkich poziomach i sprawdzać to co pracownik zrozumiał, tym bardziej jak pracuje zdalnie.