Wstęp
Często spotykamy się z sytuacją, w której nasz Klient przeszkolił wszystkich pracowników z podstaw Lean, a nawet z sytuacją, w której pracownicy zostali wysłani na kursy Black Belt, tymczasem firma dalej nie notuje oczekiwanych/spodziewanych wyników. Takie sytuacje występują sporadycznie, lecz zazwyczaj jest to wynikiem tego, iż energia nie została spożytkowana we właściwy sposób. Każda firma jest inna i zmiana kulturowa, jaką jest wdrażanie Kultury Lean, musi być dostosowana do specyfiki zarówno firmy, jak i wyzwań, przed jakimi ona stoi. Warto się zastanowić, czy wdrażanie Lean powinno przebiegać tak samo w małej 30-osobowej firmie produkcyjnej oraz w organizacji zatrudniającej w samym tylko dziale produkcji ponad 2000 osób.
Z niniejszego artykułu dowiesz się:
- jak podejść do transformacji Lean uwzględniając wielkość przedsiębiorstwa, branżę, problemy i otoczenie biznesowe;
- na co zwrócić uwagę przeprowadzając transformację;
- jak projektować proces transformacji aby przyniósł on pożądane efekty.
Cele Lean Management vs efekty biznesowe
Celem Lean Management jest dostarczanie Klientowi wartości dodanej przy jak najmniejszym zaangażowaniu zasobów. W realizacji tego celu pomóc ma wykorzystanie ludzi - ich kreatywności i talentów. Realizacja tej idei powinna prowadzić do ciągłej poprawy efektywności procesów w organizacji, a tym samym do poprawy wyniku biznesowego.
Wdrożenie Lean Management to długoterminowe przedsięwzięcie, w którym występują inne ryzyka niż w przypadku inwestycji w środki trwałe np. maszyny mające spowodować zwiększenie konkurencyjności i poprawę wyniku. Wdrożenie Lean różni się od innych inwestycji tym, że łatwo jest wrócić do stanu sprzed zmiany gdyż ta dokonywana jest na ludziach - ich sposobie działania i myślenia. Powrót taki występuje najczęściej wtedy, gdy firmy traktują Lean jako program szkoleniowy lub jednorazowy projekt. Ryzyko zwiększa się dodatkowo w przypadku gdy zmiana (nawyków, sposobów działania i myślenia) nie jest zakotwiczona w organizacji. Lean Management może być oczywiście sposobem na osiąganie celów biznesowych jeśli od początku będzie traktowany jako długofalowa zmiana kulturowa, co w praktyce oznacza, że rozpoczynając wdrożenie Lean należy wiedzieć jaką dokładnie wartość chcemy dostarczyć Klientowi, co chcemy usprawnić, jakim potencjałem ludzkim dysponujemy, a następnie konieczne jest umiejętne powiązanie tego ze strategią firmy i jej celami biznesowymi.
Cele biznesowe twoje firmy
Wybór jednego kierunku, w którym ma podążać firma oraz zdefiniowanie tego, co jest dla firmy ważne i dlaczego, a co jest nieistotne, stanowi podstawę do stworzenia strategii firmy. Z perspektywy przeprowadzania transformacji Lean jest to pierwsze i najbardziej istotne zagadnienie. Strategia firmy ma bowiem ogromny wpływ na przeprowadzaną transformację Lean. Oczywiście nie każda firma posiada strategię i określony plan działania, ale to, że nie ma formalnego dokumentu nie zawsze oznacza, że zarząd czy menedżerowie nie wiedzą dokąd zamierzają poprowadzić ich organizację. Pewne jest natomiast, że zebranie informacji - dotyczących tego gdzie firma się znajduje, gdzie chce być i jak chce się tam znaleźć, co robi konkurencja, jakie są silne i słabe strony organizacji oraz jakie są jej szanse i zagrożenia – i połączenie ich w strategię oraz wyznaczenie kierunków i priorytetów - w tym priorytetów dla Lean Management - pozwoli wejść na właściwe tory przy transformacji. Pamiętajmy, że celem Lean Management jest skupienie się na całej organizacji i doskonalenie wszystkich procesów ale przy transformacji zawsze trzymamy się zasady Pareto, a mianowicie w pierwszej kolejności wybieramy obszary które mają największy wpływ na realizację celów biznesowych Klienta.
Od czego rozpocząć wdrażanie transformacji Lean?
Celem Lean Management jest doskonalenie całej organizacji bez wyjątku, ale zasadą, której się trzymamy, jest skupienie na tym, co kluczowe z punktu widzenia celu, który chcemy osiągnąć.
Wdrażając Lean chcemy, aby myślenie, które jest owego wdrożenia podstawą, było powszechne w organizacji. Jak jednak wiemy, budowanie kultury ciągłego doskonalenia wymaga czasu. Firmy, które mogą się pochwalić sukcesami w tym obszarze, mają za sobą lata lub nawet dziesiątki lat wytężonej pracy. Realizacja kilku projektów doskonalących to za mało, aby zmienić sposób myślenia i wyniki firmy, ale wystarczająco, aby w pierwszym etapie wdrożenia osiągnąć postęp w wybranych obszarach i pokazać organizacji potencjał Lean. Wiemy, że każdy cel biznesowy jest rezultatem jednego lub wielu procesów biznesowych. Mając to na uwadze oraz rozumiejąc strategię firmy łatwo odkryjemy, jakimi procesami powinniśmy się zająć w pierwszej kolejności.
Transformacja Lean – jej przebieg w praktyce
Wyobraźmy sobie firmę produkcyjno-handlową, której ambicją jest dwucyfrowe tempo wzrostu, lecz obecnie nie osiąga nawet kilku procent. Jednocześnie analizy pokazują, że szans na rynku jest sporo, wolnych mocy produkcyjnych również, a tymczasem wzrost przychodów utrzymuje się na poziomie inflacji. Od czego więc powinniśmy zacząć w tym przypadku wdrażanie Lean? Wiele firm transformację Lean rozpoczyna od wdrażania różnego rodzaju metod i narzędzi - najczęściej na produkcji. Działania te z pewnością przyniosą efekty ale czy na pewno takie jakich oczekuje firma? Kluczowe problemy i ograniczenia mogą znajdować się w zupełnie innych miejscach np. w sprzedaży, w zarządzaniu zasobami ludzkimi, czy też w finansach lub w marketingu, dlatego też zanim wybierzesz procesy do transformacji warto na wstępie przeprowadzić audyt organizacyjny, który da Ci informację o tym jak Twoja organizacja wygląda w danej chwili, a w dalszej kolejności przystąpić do zebrania kluczowych informacji i wyznaczenia kierunków działania – krótko mówiąc do stworzenia strategii firmy.
Więcej o audycie organizacyjnym znajdziesz tutaj:
https://brainstorm.biz.pl/audyt-organizacyjny
Więcej o strategii firmy znajdziesz tutaj:
https://brainstorm.biz.pl/projekty-doradcze/doradztwo-strategiczne
Transformując jakikolwiek proces powinieneś pamiętać o kolejności:
- Cel
- Właściwy proces
- Metoda
Przeprowadzając transformację Lean pamiętaj, iż bezrefleksyjne kopiowanie rozwiązań wprost z innej firmy czy też poszukiwanie standardowej, uniwersalnej sekwencji wdrożenia może być drogą, która zaprowadzi Cię donikąd. Transformacja Lean wymaga nauki nowego sposobu myślenia i działania opartego nie o serię kroków i rozwiązań tylko na zajmowaniu się kluczowymi kwestiami mającymi wpływ na realizację celu biznesowego. Transformacja Lean nie jest celem samym w sobie, lecz jej celem jest realizacja wyzwań biznesowych firmy z wykorzystaniem Lean tak, aby stał się on filarem ciągłego doskonalenia wpisanym w kulturę organizacji.
Podsumowanie
Zacznij od zrozumienia celu, kontekstu i aktualnej sytuacji, następnie eliminuj marnotrawstwa i optymalizuj poprzez znajdowanie przyczyn źródłowych i wygenerowanie eksperymentu umożliwiającego znalezienie najtrafniejszego rozwiązania.
Sebastian Matyniak
Prezes Zarządu
Brainstorm Group Sp. z o.o.